Datenschutz allgemein

Die bp4b personaldienstleistung GmbH, Leonard-Bernstein-Straße 10, 1220 Wien, im folgenden „bestpeople“ genannt, verpflichtet sich, personenbezogene Daten, die ihr anvertraut werden, zu schützen. Personenbezogene Daten werden daher gemäß dem geltenden Datenschutzgesetz mit größtmöglicher Sorgfalt behandelt. Selbstverständlich beachten wir die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, wie die des Datenschutzanpassungsgesetzes 2018 (DSG), des Telekommuniksationsgesetzes (TKG) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wer bestpeople ist, für welche Zwecke und auf welche Weise wir personenbezogene Daten unserer Bewerber verarbeiten, wer Zugang zu diesen Daten hat und an wen/wohin diese Daten weitergegeben werden bzw. von wo Zugriff auf diese Daten möglich ist. Außerdem informieren wir über die Rechte als Bewerber bezogen auf personenbezogene Daten.

bestpeople ist Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679).

Aus Gründen der Vereinfachung und besseren Verständlichkeit erfolgen Personenbezeichnungen nachfolgend nur in der männlichen Form.

Personen-bezogene Daten

bestpeople verarbeitet personenbezogene Daten zweckgebunden und nach Treu und Glauben im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in Einklang mit den anwendbaren Datenschutzvorschriften. Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden von bestpeople sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Gesetze sowie zur Verschwiegenheit vertraglich verpflichtet worden.

bestpeople verarbeitet nur Daten von Personen, die gemäß § 4 Abs 4 DSG 2018 das 14. Lebensjahr vollendet haben. Sollten wir bemerken, dass diese Grenze unterschritten worden ist, werden wir Ihre Daten umgehend löschen.

Bei Personen, die sich bei bestpeople bewerben, benötigt bestpeople zum Zwecke der Vertragsanbahnung bzw. Erbringung unserer Personaldienstleistungen personenbezogene Daten des Nutzers/Bewerbers, die dieser bei der Bewerbung angibt. Dabei handelt es sich um die notwendigerweise anzugebenden Daten.

Personenbezogenen Daten umfassen vor allem Bewerbungsdaten (schulischer und beruflicher Werdegang, berufliche Qualifikation, Zusatzqualifikationen, Referenzen), Arbeitspräferenzen (Berufsfeld, Beschäftigungsform, Einsatzgebiet etc.) und im Rahmen einer Beschäftigung die Personenstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht), Personalausweis, Kontaktdaten, Foto, Familienstand, Bankdaten, SV-Nummer, Staatsangehörigkeit, Meldedaten, Angaben zur behördlichen Bewilligung zur Arbeitsaufnahme in Österreich (Aufenthaltstitel).

Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung der Daten durch unbefugte Personen.

Zweck

der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten, für folgende Zwecke:

• Begründung eines Dienstverhältnisses zur Überlassung an Dritte, eines internen Dienstverhältnisses bei bestpeople oder der Vermittlung eines Dienstverhältnisses mit einem Kunden von bestpeople (Personaldienstleistungen)
• Evidenzhaltung (unabhängig davon, ob ein Dienstverhältnis mit bestpeople oder einem Kunden von bestpeople abgeschlossen wurde und jedenfalls auch für die Zeit nach Beendigung eines Dienstverhältnisses mit bestpeople oder Begründung eines Dienstvertrages mit einem Kunden von bestpeople ), um Ihnen Informationen über mögliche Jobchancen bzw. interessante offene Stellen anzubieten bzw. zum Zwecke weiterer Beratung Ihrer Karriereplanung
• Übermittlung von Information über weitere Dienstleistungen von bestpeople (Newsletter)
• Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen und Bestimmungen

Wird ein vertragliches Verhältnis zu bestpeople (Dienstverhältnis) begründet, werden Ihre Daten zum Zwecke der Erfüllung dieses vertraglichen Verhältnisses verarbeitet: Datenschutzerklärung für Mitarbeiter

Wir verwenden Ihre Daten nicht für andere als die oben genannten Zwecke. Sollte dies im Einzelfall dennoch notwendig sein, werden wir Sie, soweit dem nicht gesetzliche Geheimhaltungspflichten entgegenstehen, vorab informieren und soweit erforderlich Ihre Zustimmung einholen.

Wenn Sie sich für den Newsletter von bestpeople angemeldet haben, wird Ihre E-Mail-Adresse für eigene Werbezwecke (Zusendung von aktuellen Informationen, Newsletter, Stellenangebote usw.) genutzt, bis Sie sich von diesem abmelden. Eine Abmeldung ist jederzeit direkt im Newsletter möglich.

Art

der Datenverarbeitung

bestpeople erhebt und speichert die Daten selbst. Ihre Daten werden weder verkauft noch anderen nicht berechtigten Dritten zur Verfügung gestellt. bestpeople versichert, die Daten nur innerhalb von bestpeople und an Kunden weiterzuleiten, jeweils eingeschränkt auf den im Prozess erforderlichen Umfang.

Von uns beauftragte Dritte, die bestimmte Aufgaben für uns und nach unseren Weisungen ausführen, können als Auftragsdatenverarbeiter Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Beispiele dafür sind IT-Dienstleister, die Aufgaben in den Bereichen Hosting, Datenbank-Management, Webseiten-Management, Maintenance-Dienste, Web-Analysen sowie die Behandlung von eingehenden Anfragen und Datenanalysen übernehmen. Wir verlangen von Dritten, die diese Dienste für uns erbringen, dass sie Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und unterhalten, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der uns von Ihnen anvertrauten Daten zu gewährleisten und dass Sie die personenbezogenen Daten nur gemäß unserer Weisungen und wie vertraglich vereinbart erheben, verarbeiten und nutzen.

Weitergabe

an Dritte

Um unsere Personaldienstleistungen anbieten zu können, ist es unter Umständen erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiterzugeben. Dies kann eine Weitergabe an folgende Dritte erfordern:

• Kunden von bestpeople. Ihre personenbezogenen Daten werden vorerst nur anonymisiert weitergegeben. Kommt es in weiterer Folge zur Weitergabe in nicht-anonymisierter Form (z.B. weil ein Bewerbungsgespräch vereinbart werden soll), informieren wir Sie vorab, an welchen Kunden Ihre Daten weitergegeben werden bzw. holen Ihre Zustimmung ein.
• Unternehmen, die für bestpeople Daten verarbeiten. Dies umfasst zum Beispiel unser Front Office System, den Dienstleiter der für die physische Vernichtung von Daten zuständig ist usw. Die von bestpeople beauftragten Dienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeiter) sind von bestpeople zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraglich verpflichtet worden.
• Das Arbeitsmarktservice oder sonstige Förderstellen, um Eingliederungsbeihilfe oder sonstige Förderungen für Ihr Dienstverhältnis zu beantragen.

Eine Weiterleitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der DSGVO, insbesondere zur Erfüllung Ihres Auftrags oder aufgrund Ihrer vorherigen Einwilligung. Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institution und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder wenn bestpeople durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft rechtskräftig verpflichtet wird.

Löschung

Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (jedenfalls 9 Monate nach Ihrer Bewerbung) gelöscht, sofern Sie der Evidenzhaltung Ihrer Daten nicht zugestimmt haben. Vor der Löschung Ihrer Daten werden wir Sie kontaktieren und Sie auf die Löschung hinweisen. Möchten Sie unsere Dienstleistungen weiterhin in Anspruch nehmen, können Sie sich erneut bei bestpeople bewerben.

Daten-Sicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen die Ihre Daten vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Verwendung und Manipulation sichern.

Ungeachtet der Bemühungen, dass stets ein angemessener hoher Stand an Maßnahmen erfüllt wird, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir daher keine wie immer geartete Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von uns verursachter Fehler bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (zB Hackangriff auf Email-Account bzw. Telefon).

Änderungen

Datenschutzbestimmungen und Handhabungen zum Datenschutz können sich laufend ändern. Es ist daher ratsam und erforderlich, sich über Veränderungen der gesetzlichen Bestimmungen und der Praxis von bestpeople laufend zu informieren. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie jederzeit entsprechend anzupassen. Wir bitten Sie daher, diese Datenschutzrichtlinie für Nutzer/Bewerber bzw. auch die Datenschutzinformation für Mitarbeiter bei jedem Besuch der Webseite erneut aufzurufen und nachzusehen, ob sie sich zwischenzeitlich geändert hat. Sie erkennen dies leicht an dem am Ende angegebenen Datum.

Stand 29.1.2019

Datenschutzinformation für Bewerber:innen (gemäß Art. 13 DSGVO)

bp4b personaldienstleistung GmbH („bestpeople“) – Stand: 20.02.2026

1. Verantwortlicher

bp4b personaldienstleistung GmbH („bestpeople“)
Leonard-Bernstein-Straße 10, 1220 Wien, Österreich

Kontakt (Datenschutz): datenschutz@bestpeople.at

bestpeople ist Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Verordnung (EU) 2016/679, sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG).

2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung und unseres Vermittlungs-/Überlassungsprozesses zu folgenden Zwecken:

2.1 Durchführung des Bewerbungs- und Vermittlungsprozesses (Personaldienstleistungen)

Bearbeitung Ihrer Bewerbung, Kontaktaufnahme, Terminvereinbarungen, Interviews (auch online), Abgleich mit offenen Stellen, Kandidatenvorschläge, Vermittlung und/oder Überlassung an Kunden sowie die dazugehörige Prozessadministration.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertragsanbahnung), und soweit erforderlich
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter, sicherer und nachvollziehbarer Durchführung des Recruiting- und Vermittlungsprozesses)

2.2 Evidenzhaltung / Talentpool (optional)

Sofern Sie ausdrücklich zustimmen, speichern wir Ihre Daten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus, um Sie künftig bei passenden Jobchancen kontaktieren zu können.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

2.3 Erfüllung gesetzlicher Pflichten / Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen

Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und zur Dokumentation bzw. zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen (z. B. Nachweis- und Dokumentationspflichten, Gleichbehandlungsfragen).

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und/oder
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

2.4 Newsletter / Informationen über Dienstleistungen (falls genutzt)

Wenn Sie sich für einen Newsletter anmelden, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse zur Zusendung von Informationen (z. B. News, Stellenangebote, Dienstleistungen). Abmeldung ist jederzeit möglich.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) können insbesondere sein:

• Effiziente Durchführung des Recruiting- und Vermittlungsprozesses
• IT-Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention
• Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit im Bewerbungsprozess
• Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen

3. Welche Daten verarbeiten wir (Datenkategorien)?

Wir verarbeiten – abhängig von Ihrem Profil und dem jeweiligen Prozessschritt – insbesondere folgende Datenkategorien:

3.1 Stammdaten und Kontaktdaten

Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum.

3.2 Bewerbungs- und Qualifikationsdaten

Lebenslauf, Ausbildung, Berufserfahrung, berufliche Qualifikationen, Skills, Zusatzqualifikationen, Zeugnisse, Referenzen, Zertifikate, Sprachkenntnisse.

3.3 Präferenzen und Verfügbarkeiten

Berufsfeld, gewünschte Position, Einsatzgebiet, Beschäftigungsform, Verfügbarkeit/Eintrittstermin, ggf. Gehaltsvorstellungen (falls angegeben).

3.4 Kommunikations- und Prozessdaten

Korrespondenz und Inhalte der Kommunikation (z. B. Rückfragen, Terminabsprachen), Protokolle/Notizen aus Gesprächen und Interviews, Status- und Prozessdaten im Bewerbungsablauf, ggf. Dokumentationen zur Qualitätssicherung.

3.5 Nachweise und Berechtigungen (falls erforderlich)

Staatsangehörigkeit, Aufenthalts-/Arbeitsberechtigung, ggf. erforderliche Nachweise zur Arbeitsaufnahme in Österreich. Identitätsnachweise (z. B. Ausweiskopie) nur, wenn erforderlich und verhältnismäßig.

Hinweis zur Datenminimierung:
Bitte übermitteln Sie nur Daten, die für Ihre Bewerbung relevant sind. Daten wie Foto, Familienstand oder ähnliche Angaben sind – sofern nicht erforderlich – freiwillig.

Hinweis zu WhatsApp:
Bitte senden Sie über WhatsApp keine sensiblen Daten (z. B. Ausweiskopie, Gesundheitsdaten, vollständige Dokumentenpakete). Für Unterlagen nutzen Sie bitte bevorzugt unser Bewerbungsportal oder E-Mail.

4. Woher erhalten wir Ihre Daten?

• Direkt von Ihnen (z. B. Bewerbung über Portal, E-Mail, Gespräch)
• Über Recruiting-/Bewerbungsplattformen, über die Sie sich bewerben (z. B. hokify)
• Gegebenenfalls von Dritten, wenn Sie diese als Referenz angeben oder wenn eine Weitergabe rechtmäßig erfolgt

5. Wer erhält Ihre Daten (Empfänger) / Zugriff auf Daten

Innerhalb von bestpeople erhalten nur jene Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Durchführung des Bewerbungs-/Vermittlungsprozesses benötigen.

5.1 Kunden von bestpeople (Unternehmen)

Um unsere Personaldienstleistungen (Vermittlung/Überlassung) anbieten zu können, kann es erforderlich sein, Daten an Kunden (Unternehmen) zu übermitteln. Dies erfolgt nur im erforderlichen Umfang und im Rahmen eines konkreten Bewerbungs-/Vermittlungsschrittes.

Sofern in Einzelfällen eine Weitergabe vorab freizugeben ist, informieren wir Sie vorab und holen – soweit erforderlich – Ihre Zustimmung ein.

5.2 Auftragsverarbeiter / IT-Dienstleister (Art. 28 DSGVO)

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Auftragsverarbeiter). Dazu gehören insbesondere:

• Tellent (Recruitee): Bewerbermanagement-/ATS-System zur Verwaltung von Bewerbungen und Recruiting-Prozessen
• Mentrix: System zur administrativen Abwicklung (z. B. Personal-/Einsatz-/Abrechnungsprozesse), soweit im Zusammenhang mit einem Dienstverhältnis/Einsatz erforderlich
• Hosting-/IT-Dienstleister (z. B. Serverbetrieb, Wartung, Support, Sicherheit)

Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit vorsehen.

5.3 Kommunikation & Videokonferenzen (E-Mail, WhatsApp, Microsoft Teams)

• E-Mail: Kommunikation und Dokumentenaustausch im Rahmen des Bewerbungsprozesses.
• WhatsApp: Nutzung kann – nur wenn von Ihnen gewünscht bzw. initiiert – zur schnellen Abstimmung (z. B. Terminabsprachen, kurze Rückfragen) erfolgen. Alternativ bieten wir jederzeit E-Mail/Portal als Kommunikationsweg an.
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Prozesskommunikation).
  Hinweis: Bei WhatsApp können abhängig von Geräteeinstellungen/Anbieterfunktionen Verarbeitungsvorgänge außerhalb des EWR nicht ausgeschlossen werden. Wir empfehlen WhatsApp daher ausschließlich für organisatorische Abstimmungen und nicht für sensible Inhalte.
• Microsoft Teams: Durchführung von Online-Interviews/Meetings. Dabei werden – sofern genutzt/aktiviert – insbesondere Name/Benutzerkennung, Meeting-Metadaten sowie ggf. Bild- und Toninhalte verarbeitet. Microsoft kann dabei als IT-Dienstleister/Auftragsverarbeiter eingesetzt werden.

6. Übermittlungen in Drittländer (außerhalb EWR)

Je nach eingesetzten IT-Dienstleistern (z. B. Kommunikations- und Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Messenger-Dienste) kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR nicht vollständig ausgeschlossen werden. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen (z. B. Standardvertragsklauseln) und angemessene Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage unter datenschutz@bestpeople.at.

7. Profiling / Automatisierte Entscheidungen

Wir können digitale Tools (z. B. im Bewerbermanagementsystem) zur Strukturierung und Filterung von Bewerbungen anhand von Anforderungen (z. B. Skills, Verfügbarkeit, Einsatzgebiet) einsetzen.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO (Entscheidung ohne menschliches Zutun mit rechtlicher Wirkung) findet nicht statt. Auch wenn Tools unterstützen, erfolgt eine Prüfung jedenfalls durch Menschen.

8. Speicherdauer / Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist:

• Bei Absage oder Abschluss des Bewerbungsprozesses: grundsätzlich 7 Monate ab Zugang der Ablehnung bzw. Abschluss des Verfahrens (Dokumentations-/Beweisinteresse, z. B. im Zusammenhang mit Gleichbehandlungsfragen).
• Talentpool/Evidenzhaltung (nur mit Einwilligung): bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder bis Daten nicht mehr aktuell sind bzw. eine Aktualisierung erforderlich wird.
• Bei Begründung eines Dienstverhältnisses/Einsatzes: gelten zusätzliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Dazu informieren wir gesondert (Datenschutzinformation für Mitarbeitende).

9. Datensicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, die Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder unrechtmäßiger Verarbeitung schützen.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit anwendbar
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an: datenschutz@bestpeople.at
Wir beantworten Anfragen grundsätzlich innerhalb von einem Monat. Bei komplexen Anfragen kann sich diese Frist verlängern.

Beschwerderecht:
Österreichische Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at

11. Website / Cookies

Informationen zur Datenverarbeitung auf unserer Website (z. B. Cookies, Tracking, Serverlogs) finden Sie in der jeweiligen Website-Datenschutzerklärung/Cookie-Information. Für nicht notwendige Cookies ist eine Einwilligung nach den einschlägigen Bestimmungen (insbesondere § 165 Abs. 3 TKG 2021) erforderlich.

12. Änderungen

Datenschutzbestimmungen und Handhabungen können sich ändern. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation bei Bedarf anzupassen. Sie erkennen die jeweils aktuelle Version am oben angegebenen Stand.

Stand: 20.02.2026